Kosten in Millionenhöhe

14. August 2014 15:54; Akt: 15.08.2014 11:17 Print

Chefs vertrödeln Zeit mit Mails und Meetings

von Fabian Lindegger - Besprechungen und E-Mails bearbeiten: Dies sind die Hauptgründe, warum Chefs jedes Jahr Tausende Arbeitsstunden vergeuden. Die Unternehmen kostet das Millionen.

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30 000 E-Mails erhalten Führungskräfte im Schnitt pro Jahr. 1970 waren es noch rund 1000 Mitteilungen, die sie bearbeiten mussten. Die Flut an E-Mails ist heute einer der Hauptgründe, warum Chefs jedes Jahr Tausende von Arbeitsstunden verschwenden. Zu diesem Schluss kommt eine Analyse der Beratungsfirma Bain & Company, die das Zeitmanagement von 17 grossen Unternehmen untersucht hat.

Neben der grossen Zahl an E-Mails halten auch immer mehr Meetings die Angestellten vom Arbeiten ab: Etwa 15 Prozent der Arbeitszeit wird durch Besprechungen in Anspruch genommen – Tendenz steigend. Für Chefs fällt diese Zahl noch grösser aus: Sie verbringen pro Woche durchschnittlich zwei Tage in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern, wobei eine grosse Zahl der Besprechungen aus reiner Gewohnheit stattfindet.

«Kontraproduktives Konferenzverhalten»

Wie die Beratungsfirma in ihrer Analyse schreibt, nimmt ausserdem auch «kontraproduktives Konferenzverhalten» mehr und mehr zu. Das bedeutet, dass Sitzungen zu spät beginnen und die Teilnehmer zum unproduktiven Warten verdonnert sind oder dass während Meetings fleissig E-Mails versendet werden.

In vielen Firmen geht die Verschwendung von Arbeitszeit durch Meetings und E-Mails auf die Unternehmenskultur und die Organisationsform zurück: So wird ein beträchtlicher Teil der Arbeitszeit für firmeninterne Prozesse verwendet, damit diese reibungslos funktionieren. Diese Zeit fehlt dafür später zum Beispiel für die Betreuung von Kunden. All diese Vergeudung von Arbeitszeit kostet die für die Studie untersuchten Firmen Dutzende Millionen pro Jahr – der gesamten Wirtschaft gehen dadurch Milliarden verloren.

Gängige Empfehlungen wie Meetings sinnvoll auszuwählen und E-Mails nur auf das Nötigste zu beschränken, würde dabei kaum helfen, schreibt Bain & Company. Denn die meisten Firmen erlaubten es nicht, dass man E-Mails und Einladungen zu Besprechungen ignoriert oder nicht sofort beantwortet. Die Lösung der Beratungsfirma für das Problem der Zeitverschwendung scheint auf den ersten Blick einfach: Arbeitszeit wie Kapital verwenden und diese gezielt investieren. Die Umsetzung dürfte allerdings nicht ganz so einfach sein. Immerhin scheitern Unternehmen seit Jahrzehnten daran.

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Die beliebtesten Leser-Kommentare

  • Marco am 14.08.2014 16:07 Report Diesen Beitrag melden

    95% aller Sitzungen

    95% aller Sitzungen sind Zeitverschwendung aller Teilnehmer. Je grösser die Meetingwut des Chefs, desto offensichtlicher seine Überforderung mit seinem Job.

  • Koko am 14.08.2014 16:15 Report Diesen Beitrag melden

    Die Chefs...

    Nunja, solange sie in sinnlosen Meetings sind oder sich mit belanglosen Mails rumschlagen, können die überbezahlten Top-Elite-Manager keinen grossen Schaden anrichten. So betrachtet, ist die "Zeitverschwendung" eigentlich ganz gut für's Geschäft. Würden nun noch die Löhne der "TopShots" der tatsächlichen Leistung angepasst, wären auch die Kosten der Unternehmen mit einem Schlag gesenkt und es müssten zur Kosten-Optimierung keine hart arbeitenden, ehrlichen Arbeiter entlassen werden....

  • Wurzel am 14.08.2014 16:16 via via Mobile Report Diesen Beitrag melden

    Überlegen bevor senden

    Heutzutage verplempert man soviel Zeit mit EMails, auf die man kopiert wurde ohne direkt betroffen zu sein! Überfliegen muss man sie trotzdem, denn es könnte ja wichtig sein! Ich habe den Eindruck, manche Leute überschätzen ihre Bedeutung ganz gewaltig, indem sie ihre "genialen" Ideen jedem zukommen lassen wollen! Sie sollten ihre Genialität besser auf das Wesentliche beschränken!

Die neusten Leser-Kommentare

  • hans am 15.08.2014 13:44 Report Diesen Beitrag melden

    Die MA u. mittlere Kader leitet d. Laden

    Bei uns sind gibts 3 Kategorien von Sitzungen, 1. Management, 2. Wiederkehrende "Leitersitzungen" und 3. die Arbeitssitzungen. 1 und 2 sind für die Tonne und reine Zeitverschwendungen, ausgelöst von überaltertem Management. 3 hält das Geschäft am Leben. Ergo könnte 1 und 2 inklusive dem Management eingestellt werden, die Kunden würden es nicht merken! Frage ich bei Kollegen rum sieht es überall bei mittleren und grössern Unternehmen gleich fatal aus. Die MA und mittler Kader trägt das Unternehmen und schon lange nicht mehr das Obere. Darum ist das Lohngefälle mal unter diesem Aspekt anzusehen.

  • Heidi am 15.08.2014 12:56 Report Diesen Beitrag melden

    Keiner arbeitet effektiv 8,5 Stunden

    Ab Sitzungen, Mails oder sonstwas: JEDER vertrödelt bei irgendwas Zeit während der Arbeitszeit. Man kann einfach nicht 8,5 Stunden voll konzentriert arbeiten, egal ob man jetzt Chef ist oder normaler Angestellter. Die Einzigen, die wirklich ihre Arbeitszeit voll nutzen, sind die Angestellten im Ausland mit 6/7-Stunden Arbeitstagen. Länger kann man sich gar nicht konzentrieren.

  • NochSchweizer am 15.08.2014 12:20 Report Diesen Beitrag melden

    Regelmässige Sitzungen/Meetings-Quatsch

    Kann nur beipflichten. Habe in meinem Möglichen alle unnötigen Sitzungen abgeschafft. Wenn kann kurzfristig eine organisiert werden. Man muss nicht regelmässig einfach hinhocken und rapportieren, was schon lange Vergangenheit ist. Die Zukunft ist was uns interessiert im Betrieb und das geht schneller, effizienter in Kurzgesprächen mit direkt Betreffenden

    • Man Ager am 15.08.2014 13:14 via via Mobile Report Diesen Beitrag melden

      @NochSchweizer

      Falsch! Die Vergangenheit interessiert wohl, denn da sind die Fehler und Erfahrungen drin, die man für die Zukunft wissen sollte. Das nenne ich Management. Meine Meetings gehen höchstens eine halbe Stunde und es wird auf die Minute genau angefangen und nicht überzogen. Meine Mitarbeiter bereiten sich vor, einiges kann im Vorfeld schriftlich geklärt werden. Wichtiger ist es, mit allen Mitarbeitern zu reden und nach ihren Meinungen zu fragen. Ich gehe täglich zu den Produktionsstellen und rede mit meinen Angestellten über die Arbeit und unsere Probleme. Das löst nämlich Probleme.

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  • Michel am 15.08.2014 11:41 via via Mobile Report Diesen Beitrag melden

    cc löschen

    Ich bin zwar kein Chef....cC Mails werden sofort in einen Ordner verschoben..... unwichtige mails sofort gelöscht.....

  • moja am 15.08.2014 11:07 Report Diesen Beitrag melden

    zeitmanagement

    wer sich damit befasst hat, kann die e-mail flut und deren verarbeitung eindämmen. sitzungen sind oft unstrukturiert und ohne eine leitung, die jene teilnehmer in schach hält, die zur selbstdarstellung neigen. zu viel zeit geht dabei verloren, viele langweilen sich und sind unaufmerksam. aber es klingt halt nach wichtigkeit, wenn man sagen kann "ich muss gleich zu einer sitzung/meeting"!