Neue Studie

22. Januar 2014 22:20; Akt: 24.01.2014 12:21 Print

Die Mail-Flut macht uns krank

von Deborah Onnis - Zwei Drittel der Arbeitnehmer fühlen sich durch zu viele Mails gestresst und überfordert, zeigt eine repräsentative Umfrage. Doch nur wenige Betriebe nehmen das Problem ernst.

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55 Prozent der Schweizer Angestellten gaben in einer Umfrage an, dass sie bei der Arbeit ständig von Mails unterbrochen werden. (Bild: Keystone/Gaetan Bally)

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Sie sind oft unnötig, gehen an viel zu viele Personen und ihre Beantwortung frisst viel Zeit: 64 Prozent der Beschäftigten in der Schweiz fühlen sich von der Flut an geschäftlichen Mails gestresst. Das zeigt die neue repräsentative Studie «Workplace Survey» des Personaldienstleisters Office Team. Deswegen wurden 22 Prozent der Personalverantwortlichen bereits mit Bedenken von Arbeitnehmern konfrontiert.

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Auch die Berufsorganisation KV Schweiz stellt seit einigen Jahren fest, dass mehr Arbeitnehmer ständig ihre Mails abchecken. «Personen aus dem mittleren bis höheren Kader sind am stärksten betroffen», sagt Ingo Boltshauser von KV Schweiz. Diese würde sich dem Mailberg beispielsweise bereits auf dem Arbeitsweg stellen. Mit teils gravierenden Folgen: «Zu viele Mails können zu Dauerstress führen, der krank macht», erklärt Boltshauser. Gemäss einer neue Studie der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) verursachen psychische Probleme in der Schweiz jährlich satte 19 Milliarden Kosten. Dies entspricht etwa 3,2 Prozent des BIP.

Pop-ups bis zum Durchdrehen

«Der Umgang mit Mails ist für viele ein Problem», bestätigt Stress-Coach Marco Zaugg. Die ständigen Unterbrechungen und die dauernde Aufmerksamkeit, die man der Mailbox schenkt, würden von vielen als Belastung empfunden. Die Pop-ups oder gar die Pieptöne bei eingehenden Nachrichten würden einen dann noch mehr unter Druck setzen.

In der Studie sagten 55 Prozent der Befragten, dass Mails sie ständig bei der Arbeit unterbrechen würden. 36 Prozent gaben an, deswegen weniger produktiv zu sein. Tatsächlich braucht man laut einer Studie der University of California nach jedem Mail acht Minuten, um sich wieder auf die Arbeit konzentrieren zu können. Schon bei 20 unnötigen Mails am Tag verschwendet ein Arbeitnehmer demnach mehr als zweieinhalb Stunden seiner Zeit.

Plattform gegen Mailflut

Die Studienautoren und auch KV Schweiz haben deshalb Empfehlungen zur Eindämmung der Mailflut herausgegeben. So sollen die Arbeitsbetriebe klar definieren, wer wann erreichbar sein und innert welcher Zeit er auf Mails antworten sollte. Laut Boltshauser beherzigen allerdings noch viele Firmen diese Empfehlungen nicht.

Als gutes Beispiel nennt Boltshauser Microsoft. Der Konzern hat Mitte 2013 die Plattform Yammer eingeführt. Auf dieser werden Anliegen auf eine Facebook-ähnliche Pinnwand gepostet. So können die Betreffenden direkt darauf reagieren. «Wir motivieren unsere Mitarbeiter, sich über diese Plattform zu verständigen, anstatt gleich alle Kollegen mit Mails zuzuspammen», sagt Microsoft-Sprecherin Barbara Josef.

Auch mal nicht erreichbar

Radikal geht Volkswagen vor. Nach Feierabend wird der Mailserver einfach abgestellt. Von der anderen Seite her packt die Suva Luzern das Problem an: Sie führt bald Stress-Workshops durch und hat beispielsweise einen Ruheraum eingerichtet, wie Ruedi Rüegsegger, Arbeitspsychologe der Suva, sagt. Wichtig sei aber generell die Eigenverantwortung.

Auch Bolthauser von KV Schweiz stellt klar: «Primär sind nicht die Firmen für das Stress-Management ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Die Arbeitnehmer müssen sich selber darum kümmern.» Sie sollten etwa in der Freizeit genügend Disziplin aufbringen, um nicht ständig ihre Mails zu checken. Der Betrieb sollte allerdings sicherstellen, dass der Arbeitnehmer auch nicht immer erreichbar sein muss.

Erhalten Sie täglich über 100 Mails und fühlen sich dadurch gestresst? Melden Sie sich auf feedback@20minuten.ch

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Die beliebtesten Leser-Kommentare

  • Brigitte Ammann am 23.01.2014 08:41 Report Diesen Beitrag melden

    Zuerst studieren - dann senden.

    Das Problem liegt doch auch daran, dass man sich keine Gedanken mehr machen muss, was man schreiben möchte. Da kommen schnell mal diverse E-Mails zusammen. Früher mussten sich die Leute noch Gedanken machen, als sie einen Brief geschrieben haben. Doch heute, rasch eine E-Mail, dann die nächste "habe noch was vergessen" dann nochmals eine "mir ist noch in den Sinn gekommen" uns so entsteht die E-Mail Flut! Zuerst studieren und dann senden.

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  • Franz am 23.01.2014 08:01 Report Diesen Beitrag melden

    Drei Tipps

    1.) Nur weil der Absender sein Mail mit "Wichtigkeit hoch" gekennzeichnet hat, heisst das noch lange nicht, dass der Empfänger das auch so sehen muss. 2.) Für Sachen die nicht wenigstens 48 Stunden warten können, wird gefälligst angerufen! 3.) Wenn ich im CC angeschrieben werde, ist es definitiv nichts Wichtiges, rotes Ausrufezeichen hin oder her !

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  • Cc Spammer am 22.01.2014 22:38 Report Diesen Beitrag melden

    Ich hatte einen Burnout wegen zu

    vielen Mails. Vor allem die CC Mails werden nicht mehr angeschaut und wandern direkt in den Müll. Wenn jemand mich brauch soll er direkt schreiben und nicht cc.

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Die neusten Leser-Kommentare

  • Tommy am 24.01.2014 14:32 Report Diesen Beitrag melden

    Keine Ahnung, was ihr habt

    Habe pro Tag zwischen 50-150 Mails. Habe damit aber absolut kein Problem. Titel farbig, wenn direkt an einem verschickt. CC werden direkt aussortiert und nicht bearbeitet und NICHT gelesen. Junk korrekt einstellen. Klappt mit Tricks auf für nervige Kollegen, welche das Gefühl haben man muss jeden Mist verschicken. Ev Personen/Themen direkt in Ordner verschieben lassen. Die Leute bitten einen sinnvollen Betreff hinzuschreiben. Lange Texte gehören nicht in ein Mail. Nach ein paar Wochen hat man noch ein paar (+/- 25) Mails am Tag. Der Rest wird nicht benötigt. Aber jeder, wie er gerne hat....

  • happy-way am 24.01.2014 02:12 Report Diesen Beitrag melden

    wie stehts mit selbstständigen..?

    jeder mensch hat 24h. / tag, wer denkt er hat ein zeitproblem? FALSCH, er hat eher ein prioritätsproblem..!

  • Martin am 23.01.2014 19:50 Report Diesen Beitrag melden

    Jeder Mist

    Es wird auch viel unnötiges versandt, vor allem in den Geschäften. Jeder "Hafechäse". Schnell ein Mail/ Memo an alle versenden und dann ist es erledigt. Ich fände es besser, wenn man die Dinge bündeln würde. Aber eben, man macht lieber alles einzeln und so hat jeder Mitarbeiter eine Mailflut, die er gar nicht mehr richtig liest.

  • Marcoooo am 23.01.2014 19:37 Report Diesen Beitrag melden

    Jeder, der mir mailt,....

    ...weiss, dass ich mails nur anschaue, wenn sie vorab telefonisch angekündigt werden;-) Das reduziert die mail-Flut rasch auf die kleine Menge, die wirklich gemailt werden muss; ein anderer Teil lässt sich am Telefon erledigen und der grosse Rest bleibt mir erspart. Man muss die Leute halt erziehen.

    • Venty am 24.01.2014 09:20 Report Diesen Beitrag melden

      Telefonanrufe nerven viel mehr!

      Ach, wegen so... Leuten... wie Ihnen rufen die ganze Zeit Leute an: He, ich hab dir ein Mail geschrieben! Es sind nicht die Mails, die mich nerven, es sind die Telefonanrufe!

    • Marcoooo am 24.01.2014 13:45 Report Diesen Beitrag melden

      Blödsinn!

      Ich weiss ja nicht, welchen Beruf Sie ausüben, aber für solche Kindergärtner hätte ich schlicht keine Zeit und das würden die spätestens nach 2 unbeantworteten mails mit anschliessendem Leerlauf-Telefongespräch merken. Wenn man halt auf jeden Blödsinn eingeht, wird man auch zum dankbaren Opfer für jeden Hafenkäse, den die Leute aus purer Langeweile, oder weil sie sich ins Gespräch bringen wollen, abladen. Man kann übrigens auch die Sekretärin dazu erziehen, Dödelanrufer schon vor der Weiterleitung auf einen schöneren Tag zu vertrösten.

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  • Mailmüder am 23.01.2014 17:03 via via Mobile Report Diesen Beitrag melden

    Schriftlich Antworten

    Eine Woche lang via offiziellem Schreiben mit zwei Unterschriften und interner oder externer Post antworten. Wirkt! Garantiert.

    • Radkappenfrieda am 24.01.2014 09:21 Report Diesen Beitrag melden

      Mails nicht schriftlich?

      Mails sind doch auch schriftlich?

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