Assistenz-Jobs

11. April 2019 15:58; Akt: 11.04.2019 15:58 Print

«Meine Sekretärin verhinderte Armageddon»

von R. Knecht - Von nächtlicher Reiseplanung bis geschickter Organisation: Zum Assistants' Day 2019 erzählen die Leser, was Sekretärinnen so alles leisten.

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Am Schweizer Assistants' Day sollen Chefs und Mitarbeiter ihren Assistenten und Sekretärinnen für die tolle Leistung Danke sagen. (Bild aus der TV-Serie «Suits») Sekretärinnen erzählen aus ihrem Arbeitsalltag – und ein Chef verrät, wie seine Sekretärin «das Armageddon der Superlative» abwendete: «Ich musste zum Beispiel internationale Reisen wie etwa für einen Besuch der Flugshow Paris mitten in der Nacht planen – weil der Chef den Auftrag erst rund 48 Stunden vor Beginn des Anlasses erteilte. Trotz der vielen tollen Begegnungen, zahlreichen Helikopterflüge, teuren Essen und vielen Reisen hielt ich es mit der Betrunkenheit und den verrückten Last-Minute-Ideen meines Bosses nicht allzu lange aus.» (Im Bild: Brenda an der Paris Air Show) «Versehentlich habe ich meiner neuen Lebenspartnerin einen Termin bei mir für eine Zahnfüllung gegeben – ohne zu bemerken, dass meine Ex-Frau zur selben Zeit bei unserer Dentalhygienikerin eingeschrieben war. Meiner Sekretärin ist es aufgefallen und sie hat mich auf meinen Fauxpas hingewiesen. Damit verhinderte sie das Armageddon der Superlative. Die beiden Damen zur selben Zeit im Wartezimmer – das wäre sicher nicht gut ausgegangen.» «Wir im Sekretariat sind die Visitenkarte des Geschäfts. Da Telefone und E-Mails zuerst zu uns kommen, haben wir eine grosse Verantwortung. Wenn etwas falsch weitergeleitet wird, kann es zu grossen Fehlern kommen. Ich rede aus Erfahrung: Es kommt vor, dass etwas an die falsche Abteilung gesendet wird. Dann bleibt es dort liegen und geht vergessen.» Das sind die nahezu übermenschlichen Anforderungen an die Assistentin: Die Sekretärin ist das Gedächtnis des Büros. Ist sie weg, leidet das ganze Büro unter Gedächtnisschwund. Den nervigen Vertreter der PR-Firma, der unbedingt mit dem CEO reden will, wimmelt die Sekretärin höflich, aber bestimmt ab. Nur das Wesentliche gelangt überhaupt am Schutzwall der Sekretärin vorbei. «Ich sollte mir mal die Unterlagen anschauen», denkt der Chef, und schon stürmt die Assistentin mit ebendiesen ins Büro. Die Sekretärin ist perfekt verbunden. Und wenn alle Stricke reissen, nimmt sie den Hund in die Pflicht. Die Sekretärin ist die Königin des Multitaskings. Sekretärinnen haben jahrelange Erfahrung mit allen möglichen Systemen und erkennen auf den ersten Blick, warum der Computer des Chefs spinnt; sie können das Problem gleich auch selbst beheben. So wehren sie manchen Wutanfall ab. Im Wirbel von Planänderungen, Terminabsagen, unangemeldeten Besuchern, Zusatzaufgaben und ewig klingelnden Telefonen ist die Sekretärin die Ruhe selbst. Wenn das Meeting nicht optimal verlief oder die Erinnerung an den Apéro zu spät rausging, muss man sich nicht bei der Sekretärin beschweren. Sie ist nämlich selbst am meisten darauf bedacht, dass alle Abläufe in Zukunft noch besser funktionieren. Egal, wie unerwartet oder kompliziert das Problem ist, mit einer guten Sekretärin hat der Chef den ultimativen Joker parat, der in jeder Situation helfen kann.

Zum Thema
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Rund 1000 Sekretärinnen, Assistentinnen und Chefs gingen am Mittwoch an den Assistants' Day in Baden. Laut dem Fachmagazin «Miss Moneypenny», das den Tag organisiert, ist er vor allem eine Gelegenheit, den Assistenzkräften für ihre Dienste Danke zu sagen.

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Zudem brauche es den Tag, weil es für Schweizer Assistentinnen nur ein geringes Angebot an Netzwerk- und Weiterbildungsmöglichkeiten gebe, sagt Chefredaktorin Stefanie Zeng zu 20 Minuten.

Fast nur Frauen

Die grosse Mehrheit der Assistenzjobs wird von Frauen belegt. Das zeigen etwa die Teilnahmerzahlen des vorbereitenden Kurses für Direktionsassistenz: Rund 95 Prozent seien Frauen, sagt Annette Köchli-Stoffel, Vizepräsidentin der Prüfungskommission des Kaufmännischen Verbands Schweiz.

Grund für die Geschlechterverteilung ist laut der Expertin einerseits, dass sich die Jobs für Teilzeit, Jobsharing und Wiedereinstiege eignen. Frauen tendierten eher zu solchen Beschäftigungsformen.

Gehören Sie zur Minderheit der Männer, die im Sekretariat oder einem Assistenz-Job arbeiten? Was ist für Sie speziell?

Vorzimmerdame statt Karrierefrau

Dazu kommt, dass Assistenzjobs nicht als klassischer Karriereweg angesehen würden. Karriere sei vielen männlichen Berufstätigen noch wichtiger als weiblichen. «Dass Assistenzkräfte keine Karriere machen können, ist ein Vorurteil», betont die Expertin. «In den vergangenen Jahren ist es noch nicht ausreichend gelungen, das veraltete Image der Vorzimmerdame aufzuwerten.»

Dass eine Assistentin nicht nur im Vorzimmer sitzt und ein bisschen telefoniert, wissen die Leser von 20 Minuten aus erster Hand: Sekretärinnen erzählen aus ihrem Arbeitsalltag – und ein Chef verrät, wie seine Sekretärin «das Armageddon der Superlative» abwendete:

«Mitten in der Nacht Reisen planen»

Brenda F., Personal Assistant: «Ich durfte eine Zeit lang für einen Bangladesher-Amerikaner in Thailand arbeiten. Ich musste zum Beispiel internationale Reisen wie etwa für einen Besuch der Flugshow Paris mitten in der Nacht planen – weil der Chef den Auftrag erst rund 48 Stunden vor Beginn des Anlasses erteilte. Trotz der vielen tollen Begegnungen, zahlreichen Helikopterflüge, teuren Essen und vielen Reisen hielt ich es mit der Betrunkenheit und den verrückten Last-Minute-Ideen meines Bosses nicht allzu lange aus.»

«Sekretärin verhinderte Armageddon»

Anonym, Zahnarzt: «Versehentlich habe ich meiner neuen Lebenspartnerin einen Termin bei mir für eine Zahnfüllung gegeben – ohne zu bemerken, dass meine Ex-Frau zur selben Zeit bei unserer Dentalhygienikerin eingeschrieben war. Meiner Sekretärin ist es aufgefallen und sie hat mich auf meinen Fauxpas hingewiesen. Damit verhinderte sie das Armageddon der Superlative. Die beiden Damen zur selben Zeit im Wartezimmer – das wäre sicher nicht gut ausgegangen.»

«Bei Fehlern gehen ganze Aufträge verloren»

Vivienne B., Empfangsdame: «Wir im Sekretariat sind die Visitenkarte des Geschäfts. Da Telefone und E-Mails zuerst zu uns kommen, haben wir eine grosse Verantwortung. Wenn etwas falsch weitergeleitet wird, kann es zu grossen Fehlern kommen. Ich rede aus Erfahrung: Es kommt vor, dass etwas an die falsche Abteilung gesendet wird. Dann bleibt es dort liegen und geht vergessen. So gehen ganze Aufträge verloren. Natürlich gehört auch Kaffeeservieren zu unserem Job. Das mache ich überhaupt nicht gern. Ich werde dann immer so nervös, dass mir fast jedes Mal der Kaffee runterfällt. Peinlich!»

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Die beliebtesten Leser-Kommentare

  • Renz am 11.04.2019 16:41 Report Diesen Beitrag melden

    Ist so

    Von armageddon zu schreiben ist ja gar nicht übetrieben. Nein. Überhaupt nicht. Ich hab ne riesen story erwartet

  • Uwe strewlikovski am 11.04.2019 16:27 Report Diesen Beitrag melden

    Frauen...

    Unsere Sekretärin hat mit unserem Chef gepoppt... Nicht mehr viel getan und sehr viel Geld erhalten... Und das über Jahre.

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  • Yippie-Ya-Yeah, Schweinebacke am 11.04.2019 16:15 Report Diesen Beitrag melden

    Keine Freude

    Da hat Bruce Willis aber gar keine Freude wenn die Sekretärin Armageddon verhindert

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Die neusten Leser-Kommentare

  • Frau am 12.04.2019 22:47 Report Diesen Beitrag melden

    Andersrum

    Umd wo bleibt hier die debatte über sexismus?? 95% frauen.. das ist diskriminierend, #meetoo und sexistisch sowieso.. ;-)

  • Thomas am 12.04.2019 14:21 Report Diesen Beitrag melden

    Will auch eine!

    Je höher desto hübscher werden bei uns in der Firma die Assistentinen! Also wegen ihrem Fachwissen, wenn ihr wisst was ich meine!

    • Mann mit Schnauz am 12.04.2019 17:37 Report Diesen Beitrag melden

      Habe eine

      Das soll auch sein ! Sonst gibt es ja keine Kriterien.

    • Tussi am 12.04.2019 18:12 Report Diesen Beitrag melden

      Hab Eine

      @ Mann mit Schnauz, Solche Chefs liebe ich :-) die sind einfach zu händeln ;-)

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  • Leitung am 12.04.2019 13:35 Report Diesen Beitrag melden

    Bravo!

    Ich kann wegbleiben und es läuft alles weiter. Wenn die Assistentin weg ist, geht nichts mehr. Auch ich kann dann nicht wirklich Arbeiten. Grosser, grosser Respekt diesen Personen, die mit grossem Einsatz, Mitdenken und Identifikation wesentlich zum Betriebserfolg beisteuern.

    • Dino Schön am 12.04.2019 15:40 Report Diesen Beitrag melden

      Oft bei Chefs - Einsparungspotenzial

      Das heisst, da ist Optimierungspotenzial. Einer von Euch kostet nur unnötig Geld und kann locker wegrationalisiert werden.

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  • Rico am 12.04.2019 09:36 Report Diesen Beitrag melden

    Selbsterklärend

    Über die Kompetenzen von Frauen sind sich doch alle mehr als bewusst, da braucht es kein extra Tag.

  • Rodney McKay am 12.04.2019 09:25 Report Diesen Beitrag melden

    Die wundervolle Donna

    Donna als Beispiel zu nehmen ist ein bisschen unfair. Es gibt gar keine Bessere (erst recht für Harvey). Messlatte viel zu hoch gelegt ihr 20minüter