E-Mail-Flut

22. Januar 2015 08:24; Akt: 22.01.2015 12:36 Print

Reden ist out – 70 Prozent mailen Kollegen im Büro

von Th. Bigliel - Statt sich direkt mit dem Kollegen zu unterhalten, verschicken viele Arbeitnehmer E-Mails. Britische Forscher schlagen Alarm. Auch in der Schweiz sieht man Handlungsbedarf.

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Unproduktiv: Anstelle das Gespräch zu suchen, schreiben Tischnachbarn oftmals lieber eine E-Mail. (Bild: Keystone/Gaetan Bally)

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Eigentlich müsste man sich nur umdrehen, ein paar Schritte gehen oder zum Telefon greifen, um seinem Arbeitskollegen etwas mitzuteilen. Doch darauf haben viele keine Lust. Die meisten hauen lieber schnell in die Tasten und verschicken eine E-Mail.

Umfrage
Hand aufs Herz: Ist es schon vorgekommen, dass Sie anstelle eines Gesprächs eine Mail getippt haben?
49 %
26 %
25 %
Insgesamt 1627 Teilnehmer

Etwa 2000 unnötige E-Mails sammeln sich jährlich im Postfach einer Bürokraft, weil viele ein lästiges Telefonat oder Gespräche umgehen wollen. Darunter fallen etwa Mitteilungen zur Büroküche oder Spendenaufrufe. Das zeigt eine Analyse von Sennheiser Communications. In der Studie wurden 20'000 britische Bürokräfte befragt. 53 Prozent gaben an, dass sie sich wünschen, lieber häufiger angerufen zu werden als massenhaft E-Mails zu empfangen. Dabei erzeugen E-Mails immer neue E-Mails. Jede gesendete elektronische Nachricht führt zu vier bis sechs neuen E-Mails in der Inbox. Im Durchschnitt erhält jeder Arbeitnehmer pro Tag 30 bis 40 E-Mails.

E-Mails bergen die Gefahr von Missverständnissen

«Natürlich fällt es vielen Menschen einfacher, sich hinter E-Mails zu verstecken, anstatt einen Telefonanruf zu tätigen», sagt Studienbetreuerin Charlotte Gasking. Aber: «E-Mails sind viel anfälliger für Missverständnisse.» So ist es 38 Prozent der Befragten schon einmal passiert, dass sie ungeschickte Sätze formulierten und so total falsch verstanden wurden. Die Empfänger fühlten sich beschimpft, beleidigt oder mit Sarkasmus konfrontiert. Kein Wunder gaben also 50 Prozent der Befragten an, dass es sie nervt, wenn Sitznachbarn E-Mails versenden anstatt eine Konversation zu starten.

Auch viele Schweizer Arbeitnehmer ziehen die elektronische Post einem Gespräch vor: «Das ständige Hin- und Herschreiben ist ein oft anzutreffendes Problem, das bislang klar unterschätzt wurde», sagt Sonja A. Buholzer. Die Wirtschaftsreferentin und Autorin von mehreren Management-Büchern berät regelmässig Firmen, die ein E-Mail-Problem haben. Buholzer rät ihren Kunden deshalb als Erstes, Mails möglichst schnell abzuarbeiten. Wenn möglich aber sollte man das direkte Gespräch suchen. «Auf diese Weise lassen sich viele Unklarheiten gleich zu Beginn aus dem Weg räumen.»

«Das CC an alle ist ein Fluch»

Besonders ärgerlich sind laut Kommunikationsexperte Marcus Knill die All-in-Mails – und die Leute, die dann gleich allen antworten würden. «Das CC an alle ist ein Fluch, der die ganze E-Mail-Welt belastet. Hier besteht definitiv Nachholbedarf», pflichtet Kommunikationsexperte Marcus Knill bei.

Doch die tägliche E-Mail-Flut kostet nicht nur Zeit und Nerven, sie bremst auch die Produktivität. «In dem ganzen E-Mail-Chaos verlieren viele Bürokräfte die Übersicht. Wenn dann auch noch Mails am Wochenende verschickt werden, kann aus der Mail-Flut schnell ein Tsunami werden», sagt Knill. Den Produktivitätsverlust durch den regen E-Mail-Verkehr ist auch dem Arbeitgeberverband ein Dorn im Auge. Deshalb will er dem Thema künftig mehr Beachtung schenken und erwägt die Ausarbeitung eines Leitfadens.


Wie gehen Sie mit der E-Mail-Flut um? Schreiben Sie uns Ihre Tipps ins Kommentarfeld!

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Die beliebtesten Leser-Kommentare

  • Männchen am 22.01.2015 08:28 via via Mobile Report Diesen Beitrag melden

    Schriftlich

    Wir reden schon. Aber schriftlich ist alles wichtige nachweisbar.

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  • Pragmatiker am 22.01.2015 08:32 Report Diesen Beitrag melden

    Und unnötiges Gequatsche?

    Klar sind manche Emails unnötig. Aber noch viel unnötiger sind lange Sitzungen und Telefonate. Und viele von denen kann man durch ein simples, kurzes, eindeutiges Email ersetzen. Also bitte nicht verallgemeinern: I vielen Fallen ist ein direktes Gespräch besser aber in ebensovielen ein Email. Und ob es per Email Mehr Missverständnisse gibt als per Telefon.... Email ist zumindest automatisch dokumentiert.

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  • Tinu D am 22.01.2015 08:37 Report Diesen Beitrag melden

    Nicht überall Zielführend

    Als Supporter bekomme ich die Probleme via Mail. Aber dann besuche ich den User persönlich, um das Problem zu lösen. Mein Vorgänger machet das nicht so. Aber das Feedback nach persönlichem Kontakt ist durchwegs positiv. Es gibt den Leuten das Gefühl, ernst genommen zu werden.

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Die neusten Leser-Kommentare

  • Walle am 23.01.2015 12:08 via via Mobile Report Diesen Beitrag melden

    E-Mails stören weniger, aber .....

    ... man sollte trotzdem bei Bedarf noch telefonisch erreichbar sein. Manchmal gibt es Situationen, wo auf die erste Antwort auf das E-Mail eine Rückfrage kommt. Da würde ein Telefongespräch die Situation rascher klären als ein in ein Chat ausartender E-Mail-Austausch. Leider gibt es viele Leute, die in solchen Situationen lieber 10 Mails beantworten als das Telefon abzunehmen.

  • PC am 23.01.2015 08:14 via via Mobile Report Diesen Beitrag melden

    so

    schriftlicher Beweis mit Büro Kollegen? da herrscht nicht gerade ein gutes Klima

  • Andre am 23.01.2015 07:37 via via Mobile Report Diesen Beitrag melden

    Weniger oft emails lesen am tag

    Emails nur 1 oder 2 mal am tag lesen und beim neusten email anfangen. Viele "alte" emails haben dann kein wert mehr.

  • Kein Auftrag geht vergessen am 22.01.2015 19:39 Report Diesen Beitrag melden

    Mails sind effizienter und verbindlicher

    Ich werde viel lieber mit kurzen, effektiven und auf Fakten bezogenen E-Mails überflutet, als mit leeren Worthülsen und falschen mündlichen Versprechungen und Unwahrheiten zugetextet. Darum bemühe ich mich selber auch darum, Anderen meine Anliegen auf dem Silbertablet zu servieren, anstatt sie zum Protokoll- und Aktennotiz schreiben zu nötigen.

    • rheintalerin am 23.01.2015 06:25 via via Mobile Report Diesen Beitrag melden

      Find ich auch!

      ...finde ich sehr gut! Bei einer Anfrage per Mail, habe ich schriftlich, um was es geht, und kann gut vorbereitet mit den nötigen Unterlagen telefonisch oder per Mail Antwort geben.

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  • Remo am 22.01.2015 16:54 Report Diesen Beitrag melden

    E-Mail

    Ich finde E-Mails etwas vom besten wo erfunden wurde. Ich kann mir als KMU, fast nicht mehr vorstellen, wie ich schnell eine Offerte durchgeben soll. Es können Bilder mit Beschrieben übermittelt werden,Termine abmachen, bestätigen, Bestellungen aufgeben usw. Für mich und meine Mitarbeiter, ist E-Mail eine gute Erfindung. Es muss einfach allen klar sein, es muss noch Gearbeitet werden, die Termine sollten eingehalten und der Kunde zufrieden sein mit unserer Arbeit.