Vor allem Junge: Büroangestellte lesen Job-Mails schon im Bett

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Vor allem JungeBüroangestellte lesen Job-Mails schon im Bett

Vor dem Aufstehen einen Blick in die Mailbox vom Geschäft werfen – das ist für viele 18- bis 24-Jährige normal. Ratsam ist es aber nicht, sagt ein Personalexperte.

von
R. Knecht
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Wer im Büro arbeitet, verschickt und erhält in der Regel massenweise E-Mails.

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20 Minuten
72 Prozent der Befragten einer Adobe-Studie geben an, sich regelmässig per E-Mail mit Kollegen auszutauschen. Auf E-Mail folgen Sitzungen und persönliche Gespräche mit je 61 Prozent.

72 Prozent der Befragten einer Adobe-Studie geben an, sich regelmässig per E-Mail mit Kollegen auszutauschen. Auf E-Mail folgen Sitzungen und persönliche Gespräche mit je 61 Prozent.

Keystone/Christian Beutler
Bei nur 35 Prozent ist Instant Messaging eine regelmässig genutzte Methode.

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epa/Sascha Steinbach

Whatsapp, Hangouts oder Slack: Zwar gibt es im Vergleich zum herkömmlichen E-Mail längst viel modernere Kommunikationsmittel, doch das 45 Jahre alte Nachrichtensystem dominiert noch heute das Büro. Laut der jährlichen Umfrage der Software-Firma Adobe ist die am meisten genutzte Kommunikationsart mit Arbeitskollegen weiterhin das E-Mail: 72 Prozent der Befragten geben an, sich regelmässig per E-Mail auszutauschen. Bei nur 35 Prozent ist Instant Messaging eine regelmässig genutzte Methode.

Auffällig ist der Umgang von 18- bis 24-Jährigen mit E-Mails auf dem Job-Account: 44 Prozent sind bereits in der Geschäfts-Mailbox, während sie noch im Bett liegen. 29 Prozent schauen Arbeits-E-Mails an, während sie frühstücken oder sich auf den den Arbeitsweg machen. Über alle Altersgruppen gesehen prüfen über 80 Prozent der Befragten ihre E-Mails ausserhalb der normalen Arbeitszeiten.

Beim Fernsehen und im Badezimmer

Besonders häufig bearbeiten die Befragten ihre E-Mails – ob beruflich oder persönlich – zudem während des Filmschauens und im Badezimmer. Ein Viertel findet, sie prüften ihre Mailbox viel zu oft und sollten reduzieren.

Pro Wochentag verbringen Büroangestellte im Schnitt über drei Stunden mit Mails. Das ist länger als bei der persönlichen E-Post (2,5 Stunden pro Tag). Zudem schauen über 80 Prozent aller 18- bis 24-Jährigen die Geschäfts-Mailbox auch während der Ferien an: 13 Prozent werfen oft oder sogar die ganze Zeit ein Auge auf die Arbeits-E-Mails.

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Aller Anfang ist schwer - besonders nach den Ferien. Doch wie läuft man beim Job nach den Ferien nicht gleich wieder auf dem Zahnfleisch?

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Der Arbeitspsychologe Silvan Winkler vom Beratungsunternehmen Avenir Group gibt Tipps.

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Prioritäten setzen «Wichtig dabei ist, sich als Erstes einen Überblick zu verschaffen und Prioritäten zu setzen: Man sollte zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben unterscheiden», sagt Winkler zu 20 Minuten.

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Keystone/Anthony Anex

Die E-Mail-Besessenheit hat die Popularität von «Inbox Zero» in die Höhe getrieben. Dabei handelt es sich um den Ansatz, E-Mails so schnell wie möglich nach Erhalt zu bearbeiten, sei es durch Löschen, Antworten oder Weiterleiten (siehe Box). Gery Bruederlin, Dozent und Personalexperte an der Fachhochschule Nordwestschweiz, findet den Ansatz gut, solange er nicht dazu führe, dass man nur noch E-Mails bearbeite: «Wir müssen lernen, E-Mails einfach zu löschen oder weiterzuleiten. Diejenigen, deren Bearbeitung etwas länger dauert, sollen nur während bestimmter Zeitfenster bearbeitet werden», sagt Bruederlin zu 20 Minuten.

Fast 70 Prozent der 18- bis 24-Jährigen geben an, «Inbox Zero» zu erreichen, 24 Prozent der Befragten halten das hingegen für unmöglich.

Angst, etwas zu verpassen

Das ständige Mailbox-Prüfen sei eine kulturelle Entwicklung, sagt Experte Bruederlin zu 20 Minuten: «Wir haben uns daran gewöhnt, dass wir immer Zugriff haben – das ist nun Teil unserer Routine.» Ein Faktor könne auch sein, dass man denke, man verpasse sonst etwas.

Ratsam sei es aber in den meisten Fällen nicht, dauernd die Mailbox zu kontrollieren. Was gesund sei, müsse jeder für sich selbst entscheiden und sich die nötige Disziplin auferlegen. Bruederlin empfiehlt, nur an zwei bis drei bestimmten Zeitpunkten am Tag E-Mails zu beantworten, ausser es handelt sich um schnell zu erledigende Nachrichten.

Für die Studie von Adobe wurden insgesamt 1000 Büroangestellte in den USA befragt. Alle Befragten besitzen ein Smartphone.

«Inbox Zero»

«Inbox Zero» ist ein System für E-Mail-Management, das der amerikanische Autor und Produktivitäts-Guru Merlin Mann entwickelt hat. Das Ziel ist, E-Mails möglichst schnell nach Erhalt zu bearbeiten. Dazu hat Mann fünf mögliche Schritte definiert:

- löschen

- weiterleiten

- schnell antworten (ein bis zwei Minuten)

- verschieben (am besten auf einen bestimmten Zeitpunkt)

- tun (falls es etwas Konkretes zu erledigen gibt, dass sofort machbar ist)

Diese Schritte seien nicht für jeden Menschen die genau gleichen, darum müsste jeder für sich die richtigen Massnahmen finden. Wer diese dann immer anwende, sobald eine neue E-Mail ankommt, könne sicherstellen, dass sich die Inbox nicht mit unbearbeiteten E-Mails füllt.

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