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Neue StudieDie Mail-Flut macht uns krank

Zwei Drittel der Arbeitnehmer fühlen sich durch zu viele Mails gestresst und überfordert, zeigt eine repräsentative Umfrage. Doch nur wenige Betriebe nehmen das Problem ernst.

von
Deborah Onnis
55 Prozent der Schweizer Angestellten gaben in einer Umfrage an, dass sie bei der Arbeit ständig von Mails unterbrochen werden.

55 Prozent der Schweizer Angestellten gaben in einer Umfrage an, dass sie bei der Arbeit ständig von Mails unterbrochen werden.

Sie sind oft unnötig, gehen an viel zu viele Personen und ihre Beantwortung frisst viel Zeit: 64 Prozent der Beschäftigten in der Schweiz fühlen sich von der Flut an geschäftlichen Mails gestresst. Das zeigt die neue repräsentative Studie «Workplace Survey» des Personaldienstleisters Office Team. Deswegen wurden 22 Prozent der Personalverantwortlichen bereits mit Bedenken von Arbeitnehmern konfrontiert.

Auch die Berufsorganisation KV Schweiz stellt seit einigen Jahren fest, dass mehr Arbeitnehmer ständig ihre Mails abchecken. «Personen aus dem mittleren bis höheren Kader sind am stärksten betroffen», sagt Ingo Boltshauser von KV Schweiz. Diese würde sich dem Mailberg beispielsweise bereits auf dem Arbeitsweg stellen. Mit teils gravierenden Folgen: «Zu viele Mails können zu Dauerstress führen, der krank macht», erklärt Boltshauser. Gemäss einer neue Studie der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) verursachen psychische Probleme in der Schweiz jährlich satte 19 Milliarden Kosten. Dies entspricht etwa 3,2 Prozent des BIP.

Pop-ups bis zum Durchdrehen

«Der Umgang mit Mails ist für viele ein Problem», bestätigt Stress-Coach Marco Zaugg. Die ständigen Unterbrechungen und die dauernde Aufmerksamkeit, die man der Mailbox schenkt, würden von vielen als Belastung empfunden. Die Pop-ups oder gar die Pieptöne bei eingehenden Nachrichten würden einen dann noch mehr unter Druck setzen.

In der Studie sagten 55 Prozent der Befragten, dass Mails sie ständig bei der Arbeit unterbrechen würden. 36 Prozent gaben an, deswegen weniger produktiv zu sein. Tatsächlich braucht man laut einer Studie der University of California nach jedem Mail acht Minuten, um sich wieder auf die Arbeit konzentrieren zu können. Schon bei 20 unnötigen Mails am Tag verschwendet ein Arbeitnehmer demnach mehr als zweieinhalb Stunden seiner Zeit.

Plattform gegen Mailflut

Die Studienautoren und auch KV Schweiz haben deshalb Empfehlungen zur Eindämmung der Mailflut herausgegeben. So sollen die Arbeitsbetriebe klar definieren, wer wann erreichbar sein und innert welcher Zeit er auf Mails antworten sollte. Laut Boltshauser beherzigen allerdings noch viele Firmen diese Empfehlungen nicht.

Als gutes Beispiel nennt Boltshauser Microsoft. Der Konzern hat Mitte 2013 die Plattform Yammer eingeführt. Auf dieser werden Anliegen auf eine Facebook-ähnliche Pinnwand gepostet. So können die Betreffenden direkt darauf reagieren. «Wir motivieren unsere Mitarbeiter, sich über diese Plattform zu verständigen, anstatt gleich alle Kollegen mit Mails zuzuspammen», sagt Microsoft-Sprecherin Barbara Josef.

Auch mal nicht erreichbar

Radikal geht Volkswagen vor. Nach Feierabend wird der Mailserver einfach abgestellt. Von der anderen Seite her packt die Suva Luzern das Problem an: Sie führt bald Stress-Workshops durch und hat beispielsweise einen Ruheraum eingerichtet, wie Ruedi Rüegsegger, Arbeitspsychologe der Suva, sagt. Wichtig sei aber generell die Eigenverantwortung.

Auch Bolthauser von KV Schweiz stellt klar: «Primär sind nicht die Firmen für das Stress-Management ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Die Arbeitnehmer müssen sich selber darum kümmern.» Sie sollten etwa in der Freizeit genügend Disziplin aufbringen, um nicht ständig ihre Mails zu checken. Der Betrieb sollte allerdings sicherstellen, dass der Arbeitnehmer auch nicht immer erreichbar sein muss.

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