Aktualisiert 18.05.2008 19:14

Öde Sitzungen vermeiden

Wenn der Chef zur Sitzung ruft und sich alle die Haare raufen, dann weiss jeder, dass wieder einmal eine Runde Leerlauf angesagt ist.

von
Gabriel Aeschbacher

Statistiken belegen, dass Kaderleute bis 75 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verweilen. Dass da auch ineffizient gearbeitet wird, ist ein offenes Geheimnis, das lieber aber unter den Tisch gewischt wird.

Daniela* bringt es ohne Umschweife auf den Punkt. Nur zehn Prozent der Sitzungen, die sie in ihrer langen Karriere als Direktionssekretärin in mehreren Betrieben erlebt hat, bewertet sie als sinnvoll. „Die restlichen 90 Prozent kann man vergessen". Sie stört sich daran, wenn an einer Sitzung nur eine Person redet. Sie schlafe dabei ein, gesteht sie. Ebenfalls zum Gähnen findet sie, wenn die Traktanden endlos verhandelt würden. Nicht, dass man nicht miteinander diskutieren müsse. In der Regel allerdings brauche man nicht hunderte von Voten, bis ein Entschluss gefasst werden könne.

Christiane* arbeitet im Kassenteam eines Grossverteilers. Sie sieht die Sache nicht ganz so eng. Zum einen, weil es nur wenige Sitzungen gebe, zum anderen, „weil nicht nur der Chef redet, sondern auch uns die Möglichkeit der Meinungsäusserung gibt". Für sie ist es selbstverständlich, dass Sitzungen vorbereitet, effizient geführt und zeitlich klar abgesteckt sind.

Zermürbend sind Sitzungen, welche über viele Entscheidungsträger laufen, Da liegt es auf der Hand, dass die Entscheidungswege lang und der Tag der Entscheidung noch länger auf sich warten lassen. Ist dieser dann endlich da, heisst das noch lange nicht, dass das Leiden ausgestanden ist. Oft nämlich lässt die Nachhaltigkeit von Sitzungen zu wünschen übrig.

Daniela kennt dieses Problem. Zwar werden protokollarisch gefasste Entschlüsse irgendwann umgesetzt, ein grosser Teil der von ihr geschriebenen Protokolle aber wird zu Makulatur. Das bestätigt Daniela in ihrem ersten Gedanken, wonach viele Sitzungen einfach zu wenig Konkretes bringen. Übereinstimmend bestätigen Daniela und Christiane, dass generell zu viele Sitzungen abgehalten würden. Es brauche doch nicht immer eine Sitzung, um eine Kleinigkeit zu besprechen. „Da genügt es doch, wenn man die Information direkt an den weitergibt, den es betrifft", meint Daniela abschliessend.

*Namen geändert.

Effizient tagen

Vor allem Kaderleute können ein Lied davon singen. Sitzung über Sitzung über sich ergehen lassen zu müssen, ohne dass dabei etwas Zählbares herausspringt. Hält man sich aber an ein paar Grundregeln, steht erfolgreichen Ergebnissen nichts im Weg.

- Braucht es überhaupt eine Sitzung?

- Mut zur Absage der regelmässigen Sitzung, wenn keine Traktanden anstehen

- Sich überlegen, wer an der Sitzung teilnehmen muss

- Kleine Teilnehmerkreise erhöhen die Effizienz

- Exakte Vorbereitung der Sitzung, straffe Führung

Hannes D. (43) arbeitet als Banker in einer Führungsposition. Sitzungen gehören auch zu seinem täglichen Brot.

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