Silent Start: Sitzungen beginnen jetzt mit 30 Minuten Schweigen

Endlose Besprechungen mit viel Geschwafel und wenigen Ergebnissen: Sitzungen haben in vielen Firmen einen schlechten Ruf. Oft gelten sie als Zeitverschwendung. Darum setzen manche Unternehmen auf neue Varianten – etwa Meetings, bei denen erst einmal überhaupt nicht gesprochen wird.

Sitzungen in der Chefetage von Amazon beginnen in der Regel mit einer Stilleperiode von bis zu 30 Minuten. Der sogenannte Silent Start dient den Teilnehmern als Zeitfenster, um das Sitzungsmemo zu lesen und sich auf die Diskussion vorzubereiten, indem sie etwa ihre eigenen Gedanken notieren. Laut Amazon-Chef Jeff Bezos sorgt das dafür, dass alle Teilnehmer voll auf das Meeting konzentriert sind.

Martin Eppler, Kommunikationsprofessor an der Universität St. Gallen, sieht Vorteile in einer Stilleperiode am Anfang einer Sitzung: «Silent Start lohnt sich, wenn Meeting-Teilnehmer chronisch schlecht vorbereitet sind.» Aber auch wer das Memo bereits im Vorfeld gelesen hat, profitiert extrem davon, sich noch einmal einzuarbeiten, sagt Eppler zu 20 Minuten.

Vor jeder Sitzung ein schriftliches Memo zu formulieren, ist aufwendig, hat aber gerade deswegen einen weiteren Vorteil: Da sich die Veranstalter den Aufwand möglichst sparen wollen, finden insgesamt weniger Meetings statt, erklärt Eppler.

Der Experte sieht den Silent Start als Alternative zum Brainstorming. Sitzungsteilnehmer würden sich gegenseitig nicht vorschnell beeinflussen, weil man zuerst einmal seine eigenen Gedanken notiere und sich erst nachher austausche. Beim Brainstorming sei das umgekehrt, was der Ideenvielfalt der Sitzung nachweislich schade.

Eppler hat selbst dabei geholfen, diese Art von Sitzung bei Organisationen wie der Europäischen Zentralbank oder bei der Schweizer Bank Pictet einzuführen. Die Erfahrungen sind laut dem Experten positiv, wobei es aber nicht immer wie bei Amazon eines langen Memos bedarf, sondern auch andere, teilweise kürzere Unterlagen zum Einsatz kommen.

Wortlose Sitzungen, Meetings im Freien, Besprechungen über Skype: Was machen Ihre Chefs, um Sitzungen produktiver zu gestalten?

Matthias Mölleney, HR-Experte und Leiter Center für Personalmanagement an der Hochschule für Wirtschaft Zürich, ist von Amazons Ansatz weniger überzeugt: «Für eine gemeinsame Lesestunde braucht es das Format der Sitzung nicht», sagt er zu 20 Minuten.

Mölleney fände es sinnvoller, die Vorbereitung vor dem eigentlichen Meeting anzusetzen, damit jeder Teilnehmer gemäss seiner eigenen Lesegeschwindigkeit und Methode vorgehen kann. Entscheidend sei dann aber die Disziplin der Teilnehmer – man müsse sich darauf verlassen können, dass alle vorbereitet zur Sitzung kommen.

Manche Firmen gehen bei stillen Sitzungen noch weiter und verzichten komplett aufs mündliche Gespräch. Stattdessen findet die Sitzung schriftlich per Messenger statt. Das verhindert überlautes Reden, kann helfen, sich aufs Wesentliche zu beschränken, und gleichzeitig entsteht auch noch ein Protokoll. Trotzdem seien solche Meetings relativ selten, so Eppler von der Uni St. Gallen. In Chats komme es oft zu Missverständnissen, gerade wenn viele Personen beteiligt seien.

Dazu komme, dass viele Teilnehmer beim Chatten nebenbei noch andere Dinge tun, was für den Austausch problematisch sei. «Chats statt Sitzungen können sinnvoll sein, aber nur bei einfachen, nicht kontroversen Themen, bei wenigen Teilnehmern und relativ kurzer Dauer», sagt Eppler.