Tipps und Tricks: So werden Sie Herr über die E-Mail-Flut

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Tipps und TricksSo werden Sie Herr über die E-Mail-Flut

Täglich werden wir mit E-Mails bombardiert. Strategien sind nötig, um die Informations-Schwemme effizient zu bewältigen. Ein Experte gibt Tipps.

von
Elisabeth Rizzi
Mit ein paar Tricks bekommt man die Mail-Flut in den Griff.

Mit ein paar Tricks bekommt man die Mail-Flut in den Griff.

E-Mails sind schnell und praktisch. Deshalb nutzen wir sie inzwischen inflationär. Würden wir unsere täglichen E-Mails als herkömmliche Briefe bekommen, wäre unser Pult unter dem Korrespondenzberg begraben. Eine wirksame Arbeitsstrategie ist deshalb nötig, um nicht von der Kommunikationsflut aufgefressen zu werden.

Jens O. Meissner, Kommunikationsexperte an der Hochschule Luzern, rät als Erstes, Mails in priorisierter Reihenfolge abzuarbeiten und sich nicht verzweifelt von oben nach unten durchzuwursteln. «Mails von Vorgesetzten und Kollegen sowie allenfalls Schlüsselkunden und Interessenten haben Vorrang.» Wenig Sinn mache es, Mails ungelesen in einen Unterordner zu verfrachten. «Viele machen das – und lesen sie dann nie», so Meissner. Mit zunehmender Kommunikationslast geht die Effektivität eines Ablagesystems flöten.

Meissner rät stattdessen: «Lassen Sie die gelesenen Mails in einem Ordner und verwenden Sie lieber die gut funktionierende Mail- oder Desktopsuche.» Wer als Absender auf seine Mails eine schnelle Antwort erwartet, soll sich wiederum mit einem Ausrufezeichen oder der Kennzeichnung «URG» (für urgent) im Betreff bemerkbar machen und allenfalls auch versuchen, sein Gegenüber nach dem Senden des Mails anzurufen. «Man muss immer wissen: Je mehr man elektronisch kommuniziert, desto mehr muss man auch persönlich kommunizieren», so das Experten-Fazit.

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Einfach mal offline gehen

Wer ständig von E-Mails abgelenkt wird, arbeitet nicht wirksam. Kommunikations-Experte Jens O. Meissner rät deshalb, Mail-freie Pausen einzulegen: «E-Mail-Client aus- und Telefon auf stumm schalten wirkt Wunder.» Offline-Zeiten könnten in Randzeiten stattfinden und auch mit einer Abwesenheitsmeldung angekündigt werden.

Buchtipp: «E-Mail & Co.: Stolpersteine der elektronischen Kommunikation», Versus, 2011

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