Zeitkiller – Die heimlichen Chefs dominieren im Büro

Aktualisiert

Zeitkiller – Die heimlichen Chefs dominieren im Büro

Jahresbeginn ist die Zeit der guten Vorsätze. Dieses Jahr bei Firmen besonders im Trend: Kampf den Zeitkillern. Sie kosten allein der Schweiz fast neun Millionen Arbeitsstunden.

Jahresbeginn ist die Zeit der guten Vorsätze. Diese sollten sich vor allem Büroangestellte zu Herzen nehmen. Denn: Immer mehr Arbeitsstunden verpuffen in Schweizer Büros unproduktiv. Hauptursache: Drei Viertel aller Erwerbstätigen nutzen das Internet im Büro, hauptsächlich aber für EMails. Manager Urs L. sagt, dass er täglich mindestens 90 Minuten brauche, um Mails zu beantworten.

Damit wiederspiegelt er ziemlich genau eine europäische Studie, wonach zwei Stunden täglich für die Bearbeitung von Mails an der Tagesordnung sind. Büroangestellte checken dabei bis zu 40 Mal stündlich ihre Mailbox. Die Stiftung «Produktive Schweiz» hat herausgefunden, dass dadurch im schlimmsten Fall bis ein Monat Arbeitszeit pro Mitarbeitenden verloren geht.

Die verplemperte Arbeitszeit ist aber nur ein Teil des Problems. Ein weiterer ist der Informationsstress: Es wird immer schwieriger, mit der Flut an Informationen umzugehen, die via E-Mail, Messaging, Telefon, Handy, RSS-Feeds oder Internet-Chats parallel auf uns hereinprasseln. «Die ständigen Unterbrechungen hemmen die Produktivität nachhaltig », sagt Carmen Diebolder, Autorin des Buchs «S.O.S. E−Mailflut». «Es kommt zum ‹Sägeblatt›−Effekt: Nach einer Unterbrechung kostet es viel Kraft und Zeit, sich wieder auf die Arbeit zu konzentrieren.»

Verschiedene Firmen reagieren auf die wachsende Flut an Mails: Der weltgrösste Chip-Hersteller Intel hat einen E-Mail-freien Freitag eingeführt. Dadurch soll die interne Kommunikation wieder verbessert werden. Und auch die Konzentration auf die eigentliche Arbeit soll wieder steigen. Den Kampf gegen die Mailflut kann aber jeder Einzelne auch selber aufnehmen. Ein paar einfache Regeln bringen bereits deutliche Verbesserungen.

Othmar Bertolosi

Tipps gegen die Mailflut

1. E−Mail−Signalton ausschalten

2. E−Mails nur drei− bis viermal pro Tag bearbeiten, möglichst zu festen Zeiten

3. Auch in E−Mails die (Höflichkeits−)Regeln des normalen Schriftverkehrs beachten

4. Nach Abwesenheit: Posteingang nach Absender sortieren, nicht nach Datum

5. E−Mails nur an Personen schicken, die wirklich wichtig sind

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